U-Mail邮件系统妥善应对员工变动

在一些企业内,通常会发生这样的情形:

1、公司员工变动比较大,尤其是一些技术含量较低的岗位,比方说业务员岗位,经常是流动率非常高;当员工流失时,不仅会造成新接手的员工难以适应,而且很怕这些离职的员工会将客户带走。

2、一家新成立的公司,当公司处在草创期时管理不规范,对外做营销推广时,可能使用了很多个邮箱,而现在由于人手较少,可能只安排一个员工去接洽这件事,为了公司管理慢慢步入正轨,那必须保证发送到其他账号名邮箱的邮件,均能被这位员工的邮箱收到。

在企业内,一般都是通过邮箱与同事交流、和客户联系,所以实际上加强管理是可以通过使用邮件系统对邮箱进行操作,然后来实现资料管控,防止遗漏,及时处理。在第一种情形中,我们可以用“邮件头翻译”的功能,来统一对外的邮箱账号;而在第二种情形中,又可以通过设置邮箱别名来做到。

第一种情形,以国内优秀品牌U-Mail邮件系统为例来实施具体操作是:

1、把每个业务人员的邮箱归类一起,建立一个列表;

2、统一对外的邮箱。

先分配每位业务员一个邮箱,设置一个邮件列表,以后每位新增的业务员邮箱账号也都添加到该邮件列表中,用“邮件头翻译”命令(操作路径:系统管理后台---设置---邮件头翻译),在弹出来的对话框中,填充两个空白位置:

1。在“现有的邮件头文本”框中把每个业务员的邮箱账号逐一输入,每输入一个,再点击“添加”按钮,直到输入完毕;

2.在“新的邮件头文本”框中输入需要替换成的统一邮箱账号。

对于第二种情形,具体操作步骤是:登录U-Mail邮件系统超级管理后台,在左边的命令列表中点击选择“邮箱别名设置”,弹出对话框如下图所示:

随后,再点击“添加别名”按钮,弹出如下图所示:

注意:这里有“虚拟地址”和“真实地址”,我们假设该实际存在的员工真实邮箱地址为xyy@163。com ,而公司此前在做营销推广活动时申请注册的多个邮箱分别是xyy01@163。com,xyy02@163。com,xyy03@163。com。。。。。。,那么我们可以将这些邮箱账号输入到“虚拟地址”框中,最后的结果是当发件人将邮件发送到“虚拟地址”这几个邮箱中的随便哪一个,这位员工都可以收到邮件,不会遗漏丢失数据。

上述操作您看明白了吗?如果您的公司有类似需求,或者你的企业同样遭遇过类似情况,那么可以采纳这种方案,有备无患。欢迎了解U-Mail邮件系统更多功能

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