U-Mail邮件系统设置群组操作提升效率

U-Mail邮件系统不仅可以用于最基本的通信联络、资料储存,而且还能参与到企业管理,梳理工作,起到化繁为简的功用。

在一家企业内部,我们按照树形组织机构架构图建立起相应的域,并将员工个人邮箱账号归类到某个域,以对域的操作来实现对某个部门员工账号的统一协调管控。实际上,随着现代企业改良组织架构,因应于瞬息万变的市场形势,工作方式也出现了不少的变化,比方说通常企业会将不同部门的高管都抽调出来成为一个组,这个组将拥有较大容量的邮箱和较高级别的优先通邮,再比如为了一个紧急项目,临时将不同部门与此相关的员工都集中起来,这都是现代企业办公常见的“套路”。所以小编这里接着给诸位演示一下怎样对组进行操作,来提升工作效率。

一、建立“组”

登录公司邮件系统的超级管理后台,打开账号列表,从中选定合适的邮箱账号,然后建立起一个“组”,同时为这个组设置一个优先等级。然后单击左边的“组权限管理”,弹出对话框如下图所示:

说明:

1.点击“添加组”即可开始建立一个新组;选中一个组,点击“删除”则将其删掉,点击“成员管理”即可展开对具体组员的操作。

2.一个邮箱账号只能加入一个特定组。

3.可以批量设置一个组下面所有邮箱的各种权限,当某个用户邮箱加入该组时,就自动获得该组的权限。

4.当管理员在后台设置一些关键词参数,对满足关键词的邮箱账户执行操作时,首先查找该邮箱账号所属组的设置参数,随后才去读取域名配置中的对应设置参数。这个功能怎么理解?形象打个比方,你在公司中有两个标签,其中之一是“年龄30岁以下”,一个是“身高180cm以上”,假设根据前者是你所属组的参数,后者是你所在域的参数,现在有人要按照“年轻高大”的标准从你公司选人,那么优先考虑查找的是“年轻30岁以下”这个参数。

二、设置组

一个组建立以后,之后可以对组进行各种设置,

1.先输入名称和详细描述,如“高管组”、“项目名称”等;

 

2.对组下面所有邮箱账号一次性设置其空间大小、硬盘大小、允许发送邮件大小和收发权限。

 

3。设置该组邮箱账号是否遵守各种收发协议,以及是否允许客户端进行邮件收发?

4。对该组下面的邮箱账号设置密码规则:

a.要求其每隔多久即更改一次密码设置;

b.强制要求其设置复杂程度更高的密码,到底有多复杂?可以勾选各个选项;

c.当用户的密码强度不够时,对其外发限制,同时强制它更改;

 

5.设置该组的反垃圾/防病毒功能,如下图所示:

6.设置该组账号的发信频率:管理员可以预估一下该组的通讯量,然后规定发送速率和每小时、每天的发送量,一旦系统检测到在很短时间内某个账号大量、群发邮件,迅速判断其可能出现账号被盗情形。

7。规定每隔多少天自动清洗掉过期邮件,如下图所示:

 

三、对某个组群发邮件

在进行邮件通讯时,我们可以一次性选择对群组操作,把邮件群发给某个组。用户登录入自己的webmail邮箱界面,点击“写信”按钮,在“收件人”框中击右键,弹出来“选择收件人”对话框,再在分列的群组中选择一个,点击“发邮件给该组”,即可实现一次性群发邮件给某组用户。

以上我们介绍的就是在U-Mail邮件系统中,如何利用群组操作的形式来提升工作效率,欢迎免费下载试用U-Mail邮件系统

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